경비청구 및 지급에 관한 내부규정 예시

※ 본 내용은 단순 예시이므로 참고하여 회사 내규에 맞게 수정/변경 필요

 경비청구 및 지급에 관한 내부규정

임직원은 회사에서 업무용으로 발생하는 모든 제비용을 아래의 지급기준에 의거하여 청구할 수 있다.

    1) 모든 제비용은 사전에 회사에서 지정한 문서로 결재를 받고, 대표이사의 승인을 받은 후 집행하는 것을 원칙으로 한다.
        통상적으로 발생하는 『개인경비 청구』 및 『기타 제비용』의 지불등의 지침은 다음과 같다.
         ① 회사 업무용으로 집행하였음을 증명하는 해당 적격증빙을 반드시 제출 하여야 한다.
         ② 실비로 청구 하여야 하며 사회통념상 인정될 수 있는 범위 내의 금액이어야 한다.
         ③ 개인신용카드사용분을 청구 하는 경우 반드시 임직원 본인소유의 신용카드만 청구할 수 있다.
         ④ 만일, 적격증빙이 아니거나, 사회통념상 인정되지 않는 금액이면 회사는 지불하지 않을 수 있다. 
             그러나 임직원이 지불을 요구할 경우, 사용한 임직원의 근로소득으로 간주하고 세금을 부과하는 조건에서 지불할 수도 있다.
    2) 위의 1)에도 불구하고 부득이 한 사유로 인하여 우선 집행(구두로 대표자승인 요청) 할 경우에도 위의 지불등의 지침에 따른다.

 

1. 개인경비 청구

   1) 청구절차
       ⓛ 임직원은 개인 별로 개인경비청구서를 작성하여 관리책임자 또는 팀장에게 제출하여야 한다.
       ② 경비청구는 전월 00일 부터 당월 00일까지 사용한 경비를 취합하여 당월 00일까지 관리책임자 또는 팀장에게 제출한다.
           출장경비정산서는 정산월이 속한 월의 개인경비청구서에 첨부하여 제출하는 것으로 한다.
       ③ 관리책임자 또는 팀장은 해당 경비의 적합성을 검토 한 후 최종결재권자의 승인결재를 받은 후에 재경부서에 제출하여야 한다.
       ④ 청구한 경비에 대한 지급은 당월 말일 해당 임직원의 급여 통장으로 지급한다.
       ⑤ 회식비 및 접대비의 경우 사전에 지출품의서를 작성하여 절차에 따라 승인결재를 받은 후 반드시 법인카드로 결제하여야 한다.
           또한 법인카드및 지출품의서는 실비증빙을 첨부한 후 즉시 반납 하여야 한다.

 

   2) 청구항목별 청구 기준 밎 내부 규칙

      ① 적격증빙 요건: 법인세법 제116조(지출증명서류의 수취 및 보관)에 의거한 적격증빙서류로 인정하며, 원칙적으로 간이영수증은 청구할 수 없다. 

      ※ 접대비관련추가내용

 

    

   ② 청구기준및 내부규칙

 

2. 사내(부서별) 제비용 지불규정

    1) 지출품의 및 지불절차
       ⓛ 부서(팀)별로 제비용이 발생할 시 지출품의서를 작성하여 관리책임자 또는 팀장에게 제출하여야 한다.
       ② 관리책임자 또는 팀장은 해당 경비의 적합성을 검토한 후 최종결재권자의 승인결재를 받은 후에 재경부서에 제출하여야 한다.
       ③ 재경부서는 부서(팀)별 제비용에 대한 요청 사항을 아래와 같이 집행하여야 한다.
           ㈀ 법인카드사용 승인요청시: 법인카드인계(대장관리)  →  법인카드인수(대장관리) 및 지출품의서와 실비증빙 수취 → 증빙검토
           ㈁ 매입처등 결재대행 요청시: 매입 관련증빙 등 수취 후 매입처로 대금지불(송금) 
           ㈂ 구매 요청시: 구매요청 관련 정보 수취 후 매입처로 대금지불(송금) 

    2) 지출 기준및 내부 규칙
      ① 모든 제비용의 지불에 대한 적격증빙 수취는 위의 Ⅰ,Ⅱ의 적격증빙요건이 동일하게 적용된다. 
      ② 비품구입등 비교적 큰 금액 또는 사무용 소모품, 차(tea)류등 일반관리용 품목은 지출결의를 작성하여 지출 또는 구매담당자가 직접구매 하여 배분한다.
      ③ 지속적 거래등에 대하여는 재경부에서 위의 적격증빙외에 계약서 및 추가자료를 요청할 경우 제출하여야 한다.
      ④ 용역거래등을 포함하여 위의 Ⅰ,Ⅱ의 적격증빙요건을 충족 하지 못할 경우 재경부서에서 세법상 대체 자료를 요청할 수 있다.

 

 

 

+덧)
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